Comment créer une boîte au service de sa vie

Dans cette édition, je vous explique :

- Comment les ennuis ne font que commencer quand votre boite grossit : mode pompier, problématiques RH, travailler non stop 12h par jour …
- Comment vous pouvez éviter ou corriger ces pièges en vous y prenant le plus tôt possible
- Comment je suis passée de chef d’entreprise débordée à chef d’entreprise épanouie

À 30 ans, j’étais à la tête d’une entreprise de +20 personnes générant des millions d’euros de chiffre d’affaires.

Mais en réalité, j’étais au fond du trou.

Je me sentais plus proche d’un Sisyphe que d’un Jeff Bezos.

Rien ne pouvait tourner sans moi. 

J’avais embauché une équipe de 20 personnes mais ajouter du monde ne m’avait absolument pas aidé à avoir des journées moins chaotiques. 

Je recrutais “meilleur que moi” pour chaque poste, je déléguais, je faisais confiance, je laissais de l’autonomie … mais ça ne marchait pas. 

Je bossais comme une malade, je courais partout toute la journée, j’éteignais des feux plus ou moins importants. 

Mon équipe me sollicitait tout le temps pour des choses qui me paraissaient relever du bon sens. 

En plus, je devais souvent repasser derrière car le travail n’était pas toujours à la hauteur de mes exigences.

Le soir, j’étais épuisée. J’avais réalisé des dizaines et des dizaines de tâches, pris des dizaines et des dizaines de décisions. 

Je ne supportais plus que mon chéri me demande de raconter ma journée.

C’était tellement difficile que je ne voulais surtout pas revivre ça le soir. 

De toute façon, mon cerveau était tellement saturé que j’étais incapable de me souvenir de ce que j’avais fait concrètement. 

Et le lendemain rebelote. La machine était en marche, je ne pouvais pas l’arrêter, je ne pouvais pas m’arrêter, au risque de tout perdre.

J’étais devenue esclave de mon entreprise. 

J’avais le sentiment de porter un énorme poids sur mes épaules.

Je me sentais tellement seule. Personne ne pouvait vraiment se mettre à ma place ni m’aiguiller. 

J’avais quitté le salariat pour être libre et je me retrouvais prisonnière d’une nouvelle rat race sans savoir comment m’en sortir. 

Dans mon cas, c’est le premier confinement de mars 2020 qui a mis pause à ma place. 

Du jour au lendemain, on ne pouvait plus bosser, plus passer de commandes aux fournisseurs…

Au début ça m’a paniquée. 

Mais petit à petit, j’ai retrouvé le sommeil, je me suis reposée et j’ai commencé à y voir plus clair. 

Du coup, pendant que certains apprenaient à faire du pain maison, moi j'apprenais à ne plus être esclave de mon entreprise.

Et j'ai profité du confinement pour créer des systèmes et mettre mon business au service de ma vie.

C’est comme ça que j’ai pu : 

• fortement augmenter ma rentabilité,

• optimiser énormément le fonctionnement de l’équipe,

• supprimer 70% des meetings et des tâches administratives,

• réduire à 1h par semaine le temps passé sur la gestion de la boîte,

• et surtout passer tout le reste de mon temps sur des projets de développement. 

Trois ans plus tard, en 2023, j’ai revendu cette première entreprise.

Aujourd’hui, j'ai lancé deux nouvelles boîtes et je bosse 4h par jour ou plus si j'en ai envie.

Je suis heureuse du chemin parcouru mais je veux quand même vous expliquer comment ne pas en passer par là.   

Le piège classique dans lequel tombe 90% des primo-entrepreneurs :

Au début, quand on crée son entreprise, on est seul dans le bateau. Et puis, une fois que notre activité prend de l’ampleur, on se dit qu’il va falloir recruter.

Et là, tout le monde nous met en garde : c’est important de déléguer, il ne faut pas rester accroché à son “bébé”, les vrais leaders font confiance à leurs équipes etc

On nous dit qu’on doit déléguer à des personnes qui sont expertes de leur domaine et qui vont donc faire les choses mieux que nous. 

On nous dit qu’il faut fixer des objectifs clairs mais surtout laisser beaucoup d’autonomie sur comment les atteindre.

On nous dit qu’il faut “faire confiance” aux équipes. 

Sur le papier, ça semble une excellente idée. 

Mais en pratique, c’est loin d’être évident. 

Tous les chefs d’entreprises cherchent à bien recruter, à déléguer et à faire confiance. Ils ne rêvent que de ça. Le problème c’est que dans beaucoup de cas, ça ne fonctionne pas. 

Je ne compte plus les entrepreneurs français qui me racontent galérer à trouver les bonnes personnes, qui me disent devoir compenser les lacunes de leurs équipes, qui ont “fait confiance” et se rendent compte que les objectifs ne sont pas atteints… 

Souvent, ils ont recruté un spécialiste sur un poste mais les résultats sont moins bons que lorsque le dirigeant, pourtant généraliste, faisait le taf lui-même. 

Je vais vous raconter l’histoire classique de l’entrepreneur qui cherche à déléguer. C’est mon histoire mais aussi celle que j’ai entendu une centaine de fois de la part de mes clients : 

Notre cher ami entrepreneur lance sa première entreprise. Au début, il est tout seul, il se dit que c’est normal de travailler dur et beaucoup. Il se dit qu’une fois que la boîte aura suffisamment décollé, il pourra recruter, déléguer, prendre un peu de recul.

Et jusqu’à un certain point ça marche super bien. Il recrute 1, 2, 3, 7 personnes et l’entreprise va en effet plus vite.

Mais quand il dépasse les 10/15 personnes, ça devient rapidement le bazar. 

Il ne comprend pas pourquoi. 

Il a pourtant fait tout ce qui est écrit dans les bouquins d’entrepreneuriat : il a rédigé une fiche de poste, cherché à recruter un A player, il a suivi un process de recrutement et d’onboarding, il a mis en place des reportings et des réunions pour améliorer la communication entre les équipes … 

Quelques mois plus tard, force est de constater que c’est la loose : il a doublé ses coûts RH mais son chiffre d’affaires a stagné voire régressé... 

Il a recruté parce qu’il y avait énormément de “choses à faire” et ces personnes font bien “des choses” toute la journée. Mais force est de constater que ça n’a pas de répercussions incroyables sur le chiffre d’affaires, la satisfaction client, les délais de livraison, le taux de réachat…. 

En plus, il lui arrive tous les jours de devoir repasser derrière les gens car le travail n’est pas “à la hauteur” selon lui. 

Et en plus de ça : 

• il y a plus de problèmes RH

• il y a de plus en plus de problèmes de communication

• les équipes réclament des outils, se sentent débordées 

• les gens viennent le voir pour se plaindre : ils veulent de l’autonomie mais cherchent en même temps à être maternés 😳…

En bref, l’entreprise est moins rentable et le CEO passe son temps à gérer l’équipe plutôt qu’à développer sa boîte. 

Comme il était déjà crevé avant de recruter toutes ces nouvelles personnes, le burn out lui pend au nez. 

Tous les jours, il se demande : 

À quoi ça sert d’ajouter du monde si ça n’apporte rien à l’entreprise ou à moi ? 

En même temps, il se dit que s’il réduit la taille de l’équipe, il ne pourra pas réussir à développer son entreprise, à faire tout ce qu’il y a à faire … 

Il est coincé ! 

Le vrai problème dont personne ne parle :   

Le vrai problème, c’est que quand notre entreprise décolle, on tombe souvent dans une ou plusieurs de ces 4 fausses croyances : 

Première croyance : J’ai besoin d’avoir du monde : 

Quand la croissance arrive, on pense qu’on a besoin de monde pour faire face.

Mais la vérité, c’est que dans 90 % des cas, on a surestimé le nombre de personnes nécessaire.

Si on a déjà une équipe en place, on croit que diminuer la taille de l’équipe va réduire votre chiffre d’affaires et augmenter votre charge de travail.

C’est souvent tout l’inverse.  

Je sais. C’est totalement contre-intuitif. Mais je vous assure que j’en ai fait l’expérience moi-même ainsi que l’ensemble des entrepreneurs avancés que j’accompagne depuis plusieurs années. 

Deuxième croyance : Soit je micro-manage, soit je fais confiance :

Lorsque je commence le coaching avec mes clients, la plupart du temps, ils ne savent pas me dire ce que fait tel ou tel membre de l’équipe de sa journée… Ça c’est vraiment le signe qu’il y a un problème à résoudre au plus vite. 

En réalité, le chef d’entreprise doit savoir à tout moment ce qu’il se passe dans son entreprise.

La confiance, ce n'est pas mettre un voile sur ce que les gens font de leurs journées pour se rendre compte seulement à la fin que les objectifs ne sont pas atteints.

Et je vous garantis qu’on peut savoir ce qu’il se passe dans sa boîte sans avoir à micro manager l’équipe (je vous explique ça plus bas).  

Troisième croyance : Je suis nul en recrutement : 

Celle-ci, elle est peut-être juste. Mais d’après mon expérience, ça n’est pas ça le problème majeur. 

Dernière croyance : Je suis trop exigeant :  

Quand on demande aux salariés ce qu’ils pensent de la situation, beaucoup reprochent au chef d’entreprise d’être trop exigeant et de donner des objectifs inatteignables. 

Côté chef d’entreprise, entendre ça, c’est l’angoisse. Lui, c’est ce niveau là d’ambition qu’il veut atteindre pour sa boîte. 

Alors il fait quoi ?

Il se remet en question, valide l’idée qu’il est “trop exigeant” et revoit ses ambitions à la baisse ? 

C’est comme ça que j’ai réagi au départ. Mais en fait, je me suis rendue compte que j’étais pas alignée avec moi-même. 

La vérité c’est que je ne trouvais pas que les objectifs que je fixais étaient trop exigeants. Ils étaient exigeants mais pas “trop exigeants”. 

Si j’avais monté une boîte, c’était pas pour faire un truc moyen et revoir mes ambitions à la baisse. Surtout pas ! 

Je n’avais pas envie de faire un truc moyen. Je n’avais pas envie d’avoir un résultat ordinaire. J’étais là pour faire un truc qui sort de l’ordinaire. 

En fait, si vous êtes chef d’entreprise, il y a 90 % de chances que vous soyez plus exigeants que la moyenne. C’est pour ça que vous créez des projets, parce que vous faites des choses que la majorité des gens ne sont pas prêts à faire.

Je ne dis pas que se reme. Mais parfois, à trop vouloir se remettre en question, on essaye de se changer soi-même alors que, dans certains cas, c’est son environnement qu’il faut changer. 

C’est ce que j’ai fait. Et ça m’a permis de ne pas remettre en question mon ambition tout en faisant en sorte que personne ne soit sous pression.

Pour ça, il a juste fallu que je trouve la bonne méthode pour déléguer et pour créer une boîte qui tourne sans moi. 

Ma méthode est simple. Je l’ai aussi éprouvée avec tous mes clients avancés et elle donne des résultats assez oufs à chaque fois. 

Elle comporte 4 grandes étapes que voici. 

4 étapes pour créer une boîte qui tourne sans vous : 

1. Faire disparaître ses a priori : 

Vous devez prendre conscience de vos fausses croyances et commencer à expérimenter une autre façon de voir. Je vous ai déjà décrit 4 croyances assez communes chez les primo-entrepreneurs. À vous de vous poser pour réfléchir aux autres peurs qui vous empêchent d’avancer.

2. Renverser la table : 

Imaginez et construisez une entreprise qui va s’adapter à votre mode de vie idéal. Ne faites plus l’erreur de laisser votre entreprise dicter vos journées et votre vie. 

Pour ça, vous devez être très clair sur ce que vous voulez pour vous-même.

Par exemple me concernant : 

• je ne voulais plus gérer des urgences toute la journée,

• je ne voulais plus passer mon temps sur des questions RH,

• je voulais passer la majorité de mon temps sur le développement de mon entreprise et les nouveaux projets.

Ensuite, vous devez créer et/ou réorganiser votre entreprise pour qu’elle corresponde à vos objectifs nouveaux personnels, professionnels et financiers. 

3. Vider son agenda : 

La troisième étape consiste à faire un audit de son agenda. Une première fois d’abord, puis de façon récurrente. Par exemple toutes les deux semaines. 

Pour ce faire, on liste toutes nos tâches : 

Qu’est ce qu’on fait qui est vraiment important ? Qu’est ce qu’on fait qui nous fait kiffer ? Qu’est ce qu’on fait que personne d’autre ne peut faire ? 

Ensuite, on classe ces tâches en 3 catégories :

1. Tâches à supprimer

2. Tâches à automatiser

3. Tâches à déléguer 

Et dans cet ordre précis. Supprimer d’abord, automatiser/optimiser ensuite et déléguer en dernier ressort. 

En moyenne, avec cette méthode, mes clients entrepreneurs avancés gagnent entre 20 et 25h de temps par semaine

4. Systématiser son business :

On n’a pas besoin de plus de monde, on a surtout besoin de savoir très précisément les tâches qui doivent être réalisées pour que l’entreprise fonctionne. 

Au début on commence par les deux process les plus importants dans une entreprise : 

• comment je vends ? 

• comment je livre mon client ? 

Une fois que l’on sait exactement quelle est notre recette pour vendre et livrer, on rédige les process détaillés correspondants. 

Ensuite, on réfléchit à comment on va réaliser ce process : qu’est-ce qui peut être automatisé et qu’est ce qui doit être déléguer ? à un salarié ? à un freelance ou à un presta ? 

Et on recommence sur un nouveau process important pour la boîte, jusqu’à avoir créer une machine bien huilée qui fonctionne pour nous.  

Tout le récurrent doit être sous contrôle avec des process toujours identiques. C’est la secret sauce de votre entreprise. Votre méthodologie. Et tout le monde doit la suivre. 

L’équipe doit pouvoir faire confiance à l’organisation avec des rôles et des tâches claires et détaillées pour chacun. 

Quand le récurrent est maîtrisé, ça donne la liberté aux équipes de se concentrer sur de nouveaux projets. 

Ça va réduire drastiquement les fausses urgences qui plombent votre journée. Les réponses ne sont plus dans votre tête, elles sont dans la tête de l’entreprise. 

C’est en suivant cette méthode que j’ai enfin compris comment créer un business au service de ma vie. 

Aujourd’hui, je ne vois même plus comment je pourrais gérer une boîte autrement. Ça a littéralement changé ma vie. 

J’espère que ce résumé aidera d’autres entrepreneurs à se libérer de leur semaine à rallonge.

À bientôt pour une prochaine newsletter, 

Fanny 😎