Je suis retombée dans le piège de l'opérationnel

Dans cette édition :

• Je sais exactement comment sortir du piège opérationnel — mais j’y suis retombée tête baissée

• Le réflexe "ça va vite à la main" qui vous coûte des centaines d'heures par an

• Comment j'ai transformé près d’1h d'admin récurrent en 1 minute à peine

→  Win de la semaine :

Une de mes clientes (9 personnes, 4M€ de CA) passait 2h par semaine en réunions de présentation. Chaque semaine. Depuis 4 ans. 

En une session, on a restructuré : un weekly mémo complété en 6 minutes + 45 min de réunion tous les 15 jours. 

Résultats : 1 jour par mois récupéré pour elle. Plus de 700 h/an pour son équipe. Je vous laisse convertir en euros.

Et pour ceux qui veulent aller plus loin :

J'accompagne les dirigeants à :

→ vider leur agenda

→ augmenter leur rentabilité

→ sortir de l'opérationnel pour se concentrer sur la vision et la stratégie

Je vous offre 1h de consultation pour faire le bilan → sortez du chaos

Nous sommes vendredi, il est 17h.

Je viens de raccrocher après une heure d'appel avec une nouvelle cliente. Une avocate qui a son propre cabinet, ultra brillante.

On a eu une de ces conversations où tu sens que ça va être du lourd. Elle a une vision claire pour son cabinet. Elle sait exactement où elle veut aller.

Sauf qu'elle est noyée dans l'opérationnel. Elle passe ses journées à vérifier des factures, à repasser derrière son équipe, à éteindre des incendies. Au lieu de construire ce qu'elle a en tête.

J'ai l'habitude de voir ça. Mais à chaque fois, ça me serre la gorge.

Parce que c'est du gâchis. Des entrepreneurs brillants qui passent leur temps à gérer des urgences au lieu de construire…

Je raccroche, remontée à bloc.

Et puis.

Quelques minutes plus tard, on lance le process d'onboarding. Et un truc me chiffonne : 

Le nom de l'entreprise. Le numéro de SIRET. L'adresse du siège social. Les modalités de paiement. Tout ça est retapé à la main. Puis envoyé par email. Puis recopié dans le contrat. Puis re-vérifié avant signature.

La même info. Saisie, ressaisie, re-vérifiée.

Au début de ma nouvelle activité d’accompagnement, c’était pas grave, j’avais pas beaucoup de clients... Mais là, depuis quelque temps, ce process me tape de plus en plus sur les nerfs.

On est en fin de journée, je veux aller jouer avec mon fils sur le tapis du salon, pas réécrire des infos qui existent déjà en ligne. 

Ma nuque se tend : 

— C'est quoi ton délire ? Tu viens de passer une heure à aider cette femme à se sortir de l'opérationnel. Et là, le process d'onboarding c'est de retaper un numéro de SIRET à la main ? Non mais t’es sérieuse ? 

J'ai scalé une boîte à 20 millions d'euros de chiffre d'affaires. 20 salariés. Des systèmes et des automatisations pour tout.

Mon mantra à l'époque c'était : "Tout ce que j'ai fait deux fois, je construis un système."

Et là, des infos qui sont déjà en ligne — publiques, accessibles en 2 clics — étaient recopiées à la main.

Comme si j'avais rien appris.

Le piège

Le truc, c'est que je m'étais raconté la même histoire que tout le monde.

"On verra quand on aura plus de volume."

"Je le ferai quand j'aurai le temps."

Vous la connaissez cette chanson ?

Je la connais par cœur. Parce que c'est EXACTEMENT ce que me disent les dirigeants que j'accompagne.

"Je sais que je devrais déléguer mais c'est plus rapide si je le fais moi-même."

"Je sais qu'il faudrait un process mais j'ai pas le temps de le créer."

On SAIT. On sait tous ce qu'il faudrait faire. Mais on ne le fait pas.

Parce que c'est un cercle vicieux : si vous n'avez pas le temps de construire le système, c'est PARCE QUE vous passez votre temps à faire les choses à la main.

Et si vous passez votre temps à faire les choses à la main, c’est que vous ne prenez pas le temps de construire le système. 

Le déclic

Il n'est pas venu d'une révélation spirituelle.

Il est venu de cette crispation dans ma nuque devant mon écran. Ce truc qui monte quand tu te forces à faire quelque chose et que tu sais au fond de toi que tu ne devrais pas être en train de le faire.

Si moi je retombe dedans…

Alors le problème, c'est pas qu'on ne sait pas. Le problème, c'est qu'on se raconte des histoires.

"Je le ferai plus tard" — la plus grosse de toutes.

Parce que "plus tard" n'arrive jamais.

Ce que j'ai fait (et ce que vous pouvez faire dès demain)

Ce jour-là, au lieu de continuer mes conneries, j'ai pris 5 minutes pour faire un audit. Et le process a ensuite été totalement automatisé en quelques heures avec l’IA (sans budget et sans aucune connaissance en code).

Pour ceux que ça intéresse, voici le détail des étapes à suivre : 

Étape 1 — Lister tout ce qui est fait à la main

J'ai listé chaque tâche du process d'onboarding :

→ Des infos légales copier-coller à la main alors qu'elles sont déjà en ligne

→ Des allers-retours par email pour vérifier les infos

→ Des relances. 2, 3 fois.

→ Un contrat rempli manuellement à chaque nouveau client

Temps total : plus d'une heure par client. Pour des tâches qui n'apportent aucune valeur.

Étape 2 — Supprimer, automatiser, ou déléguer. Dans cet ordre.

Aujourd'hui, concernant le onboarding, voici comment ça se passe :  On entre le nom du client, les modalités de paiement, la date de la première séance — le reste se fait tout seul : infos récupérées, contrat personnalisé, envoi. 

Temps total : moins d'une minute.

Votre test pour demain matin : ouvrez votre agenda de la semaine dernière. Repérez chaque tâche où vous n'apportez aucune expertise. Le SIRET que vous retapez. L'email de relance que vous renvoyez pour la 3ème fois. Le tableau Excel que vous mettez à jour à la main. Comptez les heures. Ce chiffre, c'est le temps que vous perdez chaque semaine.

Regardez ensuite ce que vous pouvez supprimer, automatiser ou déléguer.

À vous de jouer ! Et à la prochaine.

Et si cette édition vous a plu, transférez cette newsletter à un dirigeant qui bosse trop.

Fanny 😎

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